Замена сотрудника за несколько минут, а не за вечер звонков

Что решает подбор замены

Найти свободного человека — полдела. Важно, чтобы замена не испортила график дальше: не поставила человека в утро после ночи, не дала ему пятую смену подряд, не оставила смену без нужной квалификации. В таблице это приходится проверять глазами. Сменщик проверяет каждого кандидата по всем правилам, которые вы настроили.

Как это работает по шагам

• Вы пишете Сменщику, кто и на какие дни выпадает.
• Он отмечает эти дни у сотрудника и ищет, кто может их закрыть.
• Для каждого варианта показывает, какие клетки графика изменятся и нужно ли что-то сдвинуть у других.
• Если без нарушения правил не обойтись, объясняет, какое правило придётся ослабить и почему.
• Вы выбираете вариант и подтверждаете. Пока подтверждения нет, график не меняется.

Что учитывается при подборе

• Отпуска и выходные по просьбе — их Сменово не трогает.
• Правила из конструктора правил: отдых между сменами, лимит смен подряд, кто с кем не работает.
• Квалификации и требования к составу смены.
• Равномерность: замены не должны каждый раз ложиться на одного и того же человека.

Почему не звонить по списку

Звонок по списку решает задачу на сегодня, но часто создаёт новую на завтра. Тот, кто согласился выйти, может оказаться в утро после ночи или получить слишком много смен подряд. Через неделю переработку заметят, а исправлять график придётся уже по цепочке.

Сменщик смотрит на график целиком. Он видит не только свободных людей в нужный день, но и то, что у них стоит до и после. Поэтому предложенная замена не сдвигает проблему на другой день.

Кроме того, Сменщик учитывает равномерность: замены распределяются между людьми, а не ложатся каждый раз на самого безотказного. Так график остаётся справедливым, даже если болеют часто. В сезон простуд это особенно заметно: команда не выгорает из-за того, что одни и те же люди всё время закрывают чужие смены.

После замены

Сотрудники, чьи смены изменились, получают уведомление на почту или в Telegram и видят новый график в портале сотрудника. Если заболевший вернулся раньше, график можно поправить вручную или снова попросить Сменщика.

Иногда замену находят сами сотрудники — тогда удобнее обмен сменами. Особенно часто внезапные замены нужны там, где смену нельзя оставить пустой: на АЗС, в аптеке, в диспетчерской.