График продавцов и бариста без ночей над таблицей

Какие смены бывают в рознице и общепите

В магазине и кофейне обычно две смены: открывающая принимает товар и готовит зал, закрывающая считает кассу и убирает. Между ними иногда ставят короткую смену на обед или вечерний поток. Многие работают по схеме 2 через 2, но в общепите чаще встречается плавающий график: выходные зависят от пожеланий и загрузки.

В Сменово каждая смена задаётся временем начала и конца, а нужное число людей — по дням недели и по конкретным датам: открытие сезона, праздники, инвентаризация.

Где теряется время у управляющего

• Половина команды — студенты и совместители, у каждого свои свободные дни.
• Сотрудники меняются сменами между собой, а график в таблице об этом не знает.
• В пятницу вечером в зале не хватает людей, а во вторник утром стоят трое.
• Кто-то работает пять дней подряд, потому что так удобнее было расставить.

Правила, которые стоит задать

Правила собираются в конструкторе правил: для всех, для роли или для конкретного человека. Вот что обычно задают в рознице и общепите:

• Студенты не работают по средам — у них пары.
• Не больше трёх рабочих дней подряд.
• После закрывающей смены не ставить открывающую на следующее утро.
• В каждой смене хотя бы один сотрудник, который умеет работать на кассе.
• Выходной в субботу хотя бы дважды в месяц у каждого.
• Двух стажёров в одну смену не ставить.

От правил до готового графика

Когда смены и правила заданы, генератор собирает месяц и предлагает несколько вариантов — до 15. Вы выбираете тот, что ближе к жизни, и при необходимости правите отдельные клетки вручную. Если какое-то правило выполнить не получилось, например в новогоднюю неделю нельзя дать всем по два выходных подряд, Сменово покажет, какое правило ослаблено и почему.

Отпуска, учёба и выходные по просьбе отмечаются заранее, и генератор их не меняет. Последние дни прошлого месяца тоже учитываются: если бариста закрывал смену 30-го и 31-го, первого числа он не окажется на открытии без отдыха. Готовый график выгружается в Excel по шаблону сети, а история прошлых месяцев хранится в сервисе.

Сменщик и обмены в телефоне

Опишите Сменщику словами, как у вас устроен зал, и он предложит смены и правила. Если бариста заболел, попросите подобрать замену: Сменщик предложит тех, кого можно поставить без нарушения правил, а решение останется за вами.

Продавцы и официанты видят график в телефоне без установки приложения и сами предлагают обмен сменами. Коллега соглашается, Сменово проверяет правила, руководитель при желании одобряет. Если вы раньше вели всё в таблице, начните с разбора как перейти с Excel.

Правила на этой странице — примеры настройки. Какие требования действуют для вашей команды, определяете вы и ваши специалисты; Сменово проверяет график на соответствие правилам, которые вы задали.