Как перейти с Excel на Сменово
Переход с таблицы — это не перенос клеток, а перенос логики: кто работает, какие смены есть и по каким правилам вы их раскладываете. Вот порядок, который позволяет сделать это за один подход.
Шаг 1. Выпишите то, что живёт в голове
Откройте последние два-три месяца в Excel и посмотрите, по каким правилам вы их составляли. Часть правил видна из самой таблицы: длина серий, отдых после ночи. Часть — только в вашей голове: кто с кем не работает, у кого учёба, кто не берёт ночи. Запишите всё простыми фразами. Это самая полезная часть перехода, даже если вы потом останетесь в Excel.
Скажите Сменщику словами
Пример диалога. Сменово готовится к запуску.
У нас смены с 9 до 21 и с 21 до 9, график 2 через 2, после ночи два дня отдыха. Сотрудники: Анна, Игорь, Мария, Павел — Мария только дневные.
Создам дневную и ночную смены, применю набор правил для 2 через 2, добавлю «после ночной — 2 дня отдыха» и правило для Марии «только дневные смены». Добавлю четырёх сотрудников. Покажу всё до применения.
Шаг 2. Сотрудники и смены
Внесите сотрудников, их роли и квалификации — кто что умеет. Затем типы смен: время начала и конца, отметка о переходе через полночь для ночных и суточных. Укажите, сколько людей нужно в каждой смене по дням недели, и отдельно особые даты.
Удобнее всего сделать это словами через ИИ-помощника Сменщика: перечислите смены и людей так, как рассказали бы новому администратору. Он покажет, что создаст, и применит только после вашего согласия.
Шаг 3. Правила
Фразы из шага 1 превращаются в правила в конструкторе правил: кому, какие смены, сколько, когда. Решите, какие правила обязательные, а какие желательные. Если ваш режим типовой — 2/2, 5/2 или «сутки через трое», — начните с готового набора и добавьте к нему свои особенности. Например, для режима сутки через трое набор уже содержит основу ротации.
Шаг 4. Отпуска, пожелания и стык месяцев
Внесите отпуска и выходные по просьбе на первый месяц — генератор их не меняет. Затем укажите, как сотрудники отработали последние дни текущего месяца: Сменово учитывает их, чтобы правила про отдых и серии работали с первого числа. Если у кого-то накопился долг по выходным, его можно перенести правилом.
Дальше сотрудники смогут сами оставлять пожелания через портал сотрудника.
Шаг 5. Первый месяц параллельно
Соберите график на следующий месяц и сравните варианты с тем, что составили бы сами. Если генератор ослабил какое-то правило, посмотрите почему: часто это сигнал, что правило записано строже, чем вы применяете его на деле.
Привычный файл никуда не пропадает: выгрузка в Excel делается по шаблону вашей компании, поэтому руководство и бухгалтерия получают тот же формат. Старые таблицы оставьте как архив, а новые графики будут копиться в истории Сменово.
Частые вопросы
Можно ли загрузить старые графики из Excel в историю Сменово?
История в Сменово копится с графиков, собранных в сервисе. Старые таблицы оставьте как архив, а для стыка месяцев достаточно указать последние дни прошлого месяца.
Придётся ли менять форму графика, которую мы сдаём руководству?
Нет, Сменово выгружает график в Excel по шаблону вашей компании.
Сколько правил переносить на старте?
Начните с тех, без которых график точно неправильный, и сделайте их обязательными. Остальные добавляйте как желательные по мере того, как увидите первые варианты.
Что если нам не подходит готовый набор для 2 через 2?
Набор — только отправная точка. Любое правило в нём можно изменить, отключить или дополнить своими.
Попробуйте Сменово первыми
Сменово пока не открыт для всех. Скоро здесь можно будет записаться, чтобы попробовать его первыми.
Запись скоро откроется
Мы готовим подключение первых команд. Загляните на сайт через несколько дней — здесь появится форма.