Как составить график смен: пять шагов

Шаг 1. Опишите смены

Запишите каждую смену отдельно: название, время начала и конца. Если смена заканчивается утром следующего дня, отметьте это — ночные и суточные смены чаще всего ломают подсчёт часов. Короткие смены тоже стоит выделить, а не прятать в примечаниях.

Хорошая проверка на этом шаге — посмотреть, все ли смены в таблице имеют название. «Утро с 7» и «утро с 8» — разные смены, если от этого зависит, кто сможет выйти после ночи.

Подробнее о том, как вести ночные и суточные смены без путаницы, — в разделе ночные и суточные смены.

Шаг 2. Посчитайте, сколько людей нужно

Для каждой смены решите, сколько человек должно выйти. Потребность часто разная: в пятницу вечером нужно больше, во вторник утром меньше, а под праздник — отдельный расклад. Запишите это по дням недели и отдельно для особых дат.

Здесь же отметьте квалификации. Если в смене обязательно должен быть старший или человек с допуском, это требование к составу, а не пожелание.

Если потребность не записана, график составляют «на глаз», и провалы видны только в день смены, когда людей не хватает.

Шаг 3. Сформулируйте правила

Правила — то, что отличает рабочий график от просто заполненной таблицы. Разделите их на обязательные и желательные. Обязательные нарушать нельзя, желательные выполняются, когда это возможно.

Сформулируйте каждое правило одной фразой и проверьте, понятно ли оно человеку со стороны. Если правило не получается записать, скорее всего, это не правило, а привычка, и стоит обсудить её с командой.

• не больше трёх смен подряд;
• минимум часов отдыха между сменами;
• после ночной — два дня отдыха;
• ночные смены распределяются поровну;
• двое новичков не ставятся в одну смену.

Шаг 4. Соберите пожелания и отпуска

До того как раскладывать смены, внесите отпуска, выходные по просьбе и желаемые смены. Если делать это после, придётся переделывать половину месяца. Пожелания — часть исходных данных, а не правка в последний момент. Как собирать их без бесконечной переписки, разобрано в статье как учесть пожелания сотрудников.

Не забудьте последние дни прошлого месяца: если человек отработал ночь 31-го, первое число у него не может быть утренней сменой.

Отдельно отметьте пожелания, которые повторяются каждый месяц, — например, учёба по средам. Их удобнее один раз записать правилом для человека, чем вносить заново.

Шаг 5. Разложите смены, проверьте и опубликуйте

Вручную обычно идут так: сначала ставят отпуска и просьбы, потом закрывают самые трудные смены — ночи и выходные, — и только потом остальное. После раскладки график проверяют построчно: нет ли длинных серий, хватает ли людей в каждой смене, не досталось ли кому-то заметно больше ночей.

Если все правила выполнить нельзя, важно понимать, какое именно нарушено и почему. Иначе график держится на памяти того, кто его составлял.

Готовый график должен быть у каждого сотрудника под рукой, а обмены и замены — проходить через того, кто следит за правилами. Иначе через неделю реальный график расходится с таблицей.

В Сменово шаги 1–4 вы делаете один раз, а шаг 5 берёт на себя генератор: он предлагает до 15 вариантов и показывает, какое правило пришлось ослабить. Правила собираются в конструкторе правил, а сотрудники видят свой график и меняются сменами через портал сотрудника. Если у вас типовой режим, начните с готового набора для графика 2 через 2.