# Как перейти с Excel на Сменово

Адрес: https://smenovo.ru/kak-perejti-s-excel

Переход с таблицы — это не перенос клеток, а перенос логики: кто работает, какие смены есть и по каким правилам вы их раскладываете. Вот порядок, который позволяет сделать это за один подход.

## Шаг 1. Выпишите то, что живёт в голове

Откройте последние два-три месяца в Excel и посмотрите, по каким правилам вы их составляли. Часть правил видна из самой таблицы: длина серий, отдых после ночи. Часть — только в вашей голове: кто с кем не работает, у кого учёба, кто не берёт ночи. Запишите всё простыми фразами. Это самая полезная часть перехода, даже если вы потом останетесь в Excel.

## Шаг 2. Сотрудники и смены

Внесите сотрудников, их роли и квалификации — кто что умеет. Затем типы смен: время начала и конца, отметка о переходе через полночь для ночных и суточных. Укажите, сколько людей нужно в каждой смене по дням недели, и отдельно особые даты.

Удобнее всего сделать это словами через ИИ-помощника Сменщика: перечислите смены и людей так, как рассказали бы новому администратору. Он покажет, что создаст, и применит только после вашего согласия.

## Шаг 3. Правила

Фразы из шага 1 превращаются в правила в конструкторе правил: кому, какие смены, сколько, когда. Решите, какие правила обязательные, а какие желательные. Если ваш режим типовой — 2/2, 5/2 или «сутки через трое», — начните с готового набора и добавьте к нему свои особенности. Например, для режима сутки через трое набор уже содержит основу ротации.

## Шаг 4. Отпуска, пожелания и стык месяцев

Внесите отпуска и выходные по просьбе на первый месяц — генератор их не меняет. Затем укажите, как сотрудники отработали последние дни текущего месяца: Сменово учитывает их, чтобы правила про отдых и серии работали с первого числа. Если у кого-то накопился долг по выходным, его можно перенести правилом.

Дальше сотрудники смогут сами оставлять пожелания через портал сотрудника.

## Шаг 5. Первый месяц параллельно

Соберите график на следующий месяц и сравните варианты с тем, что составили бы сами. Если генератор ослабил какое-то правило, посмотрите почему: часто это сигнал, что правило записано строже, чем вы применяете его на деле.

Привычный файл никуда не пропадает: выгрузка в Excel делается по шаблону вашей компании, поэтому руководство и бухгалтерия получают тот же формат. Старые таблицы оставьте как архив, а новые графики будут копиться в истории Сменово.

## Частые вопросы

**Можно ли загрузить старые графики из Excel в историю Сменово?** История в Сменово копится с графиков, собранных в сервисе. Старые таблицы оставьте как архив, а для стыка месяцев достаточно указать последние дни прошлого месяца.

**Придётся ли менять форму графика, которую мы сдаём руководству?** Нет, Сменово выгружает график в Excel по шаблону вашей компании.

**Сколько правил переносить на старте?** Начните с тех, без которых график точно неправильный, и сделайте их обязательными. Остальные добавляйте как желательные по мере того, как увидите первые варианты.

**Что если нам не подходит готовый набор для 2 через 2?** Набор — только отправная точка. Любое правило в нём можно изменить, отключить или дополнить своими.